La importancia de llevar una contabilidad ordenada
Aún recuerdo las primeras clases de contabilidad en la facultad de empresariales, allá por 1993. Yo no había estudiado contabilidad nunca antes, y la verdad es que me venía un poco largo el tema. Suerte que tenía a uno de los mejores profesores ( Horacio Molina ) y que gracias a él me supo enganchar la asignatura ese primer año y los siguientes, hasta finalizar con él precisamente como profesor y la asignatura de Auditoría Financiera en el último año de la facultad. Si me tuviese que quedar con una lección de las aprendidas en todos esos años, es el hecho de que mantener una contabilidad ordenada, clara, y que represente claramente la realidad económica de la empresa, es el primer paso para tomar las mejores decisiones.
La Contabilidad.
La contabilidad genera información económica y financiera, y en función de su destino la podemos clasificar en :
- Contabilidad Financiera , o externa: Tiene como objetivo principal la obtención de información histórica de lo que ha pasado en la empresa en sus relaciones con terceros: ( clientes, proveedores, administración pública, etc.). Esta información revierte en unas Cuentas Anuales, que vienen determinadas por la legislación contable.
- Contabilidad de gestión, o interna: Tiene como objetivo el análisis de las distintas líneas de negocio, productos y servicios de la empresa. Gracias a ella podemos calcular los costes de productos y servicios para determinar la rentabilidad de los mismos y tomar decisiones en cuestiones de precios, objetivos de ventas, coste de un determinado departamento, etc..
A pesar de las diferencias, hay una vinculación clara entre ambas contabilidades: La mayoría de la información que se utiliza para la contabilidad de gestión procede de la contabilidad financiera. Este es el motivo principal por el cual debemos de mantener una contabilidad ordenada: porque todas las decisiones tienen su origen en la contabilidad financiera.
La Contabilidad y el maquillaje contable.
Está claro por lo tanto que mantener una contabilidad ordenada y unas cuentas fiables es muy importante, tanto para la toma de decisiones como para la confianza en la propia empresa.
Es muy frecuente que se produzcan errores contables de manera involuntaria, motivado por el volumen de información a procesar, la falta de tiempo en muchos casos por el hecho de dejarlo todo para el último día, la capacitación limitada en los departamentos financiera de pequeñas y medianas empresas, etc..En estos casos los asesores fiscales deben ser los garantes de que la información sea la correcta, aunque la responsabilidad sea siempre de la dirección de la empresa.
De similar manera, es muy frecuente el denominado maquillaje contable, que consiste en alterar la realidad económica de la empresa con el objetivo de que las cuentas presenten una información deseada por los responsables y distinta de la real. Este maquillaje puede ser legal ,puesto que la contabilidad deja mucho espacio a la subjetividad, estimaciones, distintos criterios de valoración, etc… Pero tambien puede ser ilegal por la utilización de prácticas no permitidas por la legislación y que constituyen un delito.
La Contabilidad ordenada.
Desde mi punto de vista, y que con el objetivo de que la contabilidad refleje la imagen fiel y sea una válida herramienta de toma de decisiones, estos serían los requisitos para una contabilidad ordenada:
- Voluntad Directiva: La Dirección debe tener claro que mantener una contabilidad ordenada es un beneficio en sí para la empresa, y no un medio al objeto de presentar impuestos cada trimestre. La información debe ser nuestra gran aliada.
- Criterio Técnico: Diseñar de un plan de cuentas uniforme, claro y con un nivel de desagregación suficiente para que permita diferenciar las distintas líneas de negocio, productos y servicios que facilite la trasmisión de información entre la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión.
- Recursos necesarios: Disponer de un sistema de contabilización ( personas y recursos) que permitan de manera profesional y rigurosa registrar los hechos económicos ( ingresos, gastos, inversiones, cobros, pagos, etc..) en el momento en que se producen. Esto permite agilizar en la extracción de la información y adelantarnos a posibles problemas.
- Control y Seguimiento: Generar un espacio de revisión, análisis y toma de decisiones de manera periódica, donde al menos una vez al mes los responsables de la empresa deben conocer la realidad económica y financiera de la actividad en cuanto a ventas, márgenes, endeudamiento, evolución respecto a presupuesto y previsiones, etc..
En resumen, mantener una contabilidad ordenada es imprescindible para la toma de decisiones en el seno de la empresa: producción, marketing, recursos humanos, ventas, etc., son destinatarias de esta información, y el conocimiento y fiabilidad de la misma es decisiva para la empresa.
Saludos.