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No somos pocos los que estamos en estos momentos obligados a revisar nuestros presupuestos y proyecciones financieras. La crisis sanitaria provocada por el coronavirus nos obliga a hacer un ejercicio de revisión presupuestaria pormenorizada en nuestras empresas.

Es muy posible el presupuesto que entró en vigor el uno de enero haya quedado totalmente desfasado, por la entrada el juego del coronavirus y todo el caos que ha supuesto. Tanto las previsiones de ventas como gastos variables y fijos asociados van a tener que ser revisadas de arriba abajo y en profundidad.

Estas previsiones, tanto de ventas como de gastos, es lo que denominamos forecast. El forecasting o previsional nace de la necesidad de actualizar el presupuesto como consecuencia de las desviaciones que se van produciendo a lo largo del ejercicio.

El forecasting o previsional es la herramienta perfecta para garantizar la eficacia y la eficiencia de nuestro sistema de control de gestión.

¿Cómo se convierte un presupuesto en una previsión?

Yo siempre digo que un presupuesto es una previsión antes de ejecutar el proyecto. Una vez comenzada la ejecución ya hablamos de ejecución presupuestaria y de previsional.

Con el objetivo de prever un resultado a final del ejercicio lo más cercano a la realidad posible, la metodología para convertir un presupuesto en una previsión de cierre sería el siguiente.

  1. En primer lugar debemos de tener claros los objetivos de ingresos y de gastos por cuenta contable y por unidad de negocio.
  2. En segundo lugar, hay que convertir el presupuesto anual en presupuesto mensual clasificado por cuentas contables y por unidades de negocio.
  3. Posteriormente y una vez empezada la ejecución, hay que ir trasladando a nuestro modelo la información que nos arroja la contabilidad. Por este motivo es tan importante llevar un sistema de información contable efectivo ágil y riguroso.
  4. Seguidamente, habría que analizar las desviaciones entre la ejecución presupuestaria que arroja la contabilidad y el presupuesto inicial.
  5. A continuación, deberemos de realizar la proyección de los Ingresos y Gastos bajo el nuevo escenario, teniendo en cuenta el impacto en el Cash Flow, es decir, teniendo al lado el presupuesto de tesorería. Aquí aparecerán nuevas métricas que modificarán las establecidas en el presupuesto inicial.
  6. Por último tendremos que adoptar, junto con el resto de la organización, las decisiones necesarias para alcanzar las nuevas métricas que hemos determinado en el punto anterior.

Este ejercicio debemos de hacerlo al cierre contable de cada mes. De esta manera tendremos una actualización continua de la ejecución de nuestra actividad.

A medida que se vaya acercando el final del ejercicio, las proyecciones serán más certeras y podremos llegar a diciembre habiendo minimizado los sobresaltos que tampoco les gusta a los miembros de la dirección.

En Solrentia tenemos un modelo de control de gestión basado en presupuesto vs forecasting. Es decir, ayudamos a nuestros clientes a realizar presupuestos y proyecciones financieras e implantamos un sistema de control de gestión.

Con esto conseguimos que la empresa afine en sus previsiones de cierre. Con esto hacemos más previsibles sus resultados a final del ejercicio, reduciendo con ello el riesgo y la incertidumbre.