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Hace unos días, una amiga y compañera empresaria me pidió consejo sobre el impago de uno de sus clientes. Ver por redes sociales como tu cliente se pega la vida padre a costa de no pagarte, molesta e irrita. Y por este motivo me animé a escribir este post.

El impago de clientes está entre las principales causas por las que las empresas tienen problemas financieros. Por ello, la gestión del cobro es un proceso clave para mantener intacta la solvencia en nuestra empresa. Sin embargo, hay algo más.

Escuchamos en no pocas ocasiones que una Venta se cierra cuando se cobra en su totalidad. Esta afirmación, sin dejar de ser cierta desde el prisma financiero, es matizable. Y es matizable porque entre empresas, desde que se produce la Venta hasta que se cobra por el producto o servicio vendido, trascurre todo un proceso financiero sujeto a un riesgo. Y este riesgo que la empresa vendedora está soportando en ocasiones se pasa por alto.

El Proceso: De la Venta al Cobro en 4 pasos.

El Objetivo del proceso que vamos a ver ( Proceso de Cuentas a Cobrar ) no es otro que no incurrir en impago de clientes. Es decir, cobrar y cobrar a tiempo. Llevar a cabo este proceso, no va a garantizar al 100% el impago de clientes pero al menos minimiza muchísimo el riesgo.

Paso 1: La Venta.

Durante el proceso de Venta, de manera paralela a la acción comercial, debemos medir el riesgo. Esta medición debe hacerla un departamento independiente al departamento comercial, para evitar sesgos. En este sentido , se suelen llevar a cabo acciones como establecer un límite de crédito.

En muchas ocasiones, si utilizamos instrumentos como el factoring, es nuestra propia entidad financiera la que suele realizar este estudio del riesgo, si bien es cierto que no es habitual el factorizar a todos los clientes, sino a aquellos que cuentan con un histórico donde poder hacer un mínimo análisis de solvencia.

Para empresas pequeñas y autónomos, donde no se cuenta con departamentos de riesgos, es recomendable solicitar referencias en el caso de nuevos clientes. También se recomienda trabajar con algún tipo de garantía, como seguros de impago, anticipos a cuenta de la entrega de productos o proyectos llave en mano. Por último, mantener una comunicación fluida con nuestro cliente también es una buena manera de prevenir el impago de clientes.

Paso 2: El Contrato.

Una vez que hemos acordado la Venta, el siguiente proceso es documentarla. Es decir, plasmar en un documento ( llámese contrato, presupuesto, etc., dependiendo del alcance) aquellos términos y condiciones básicas que hemos acordado en el anterior proceso de Venta.

Recordemos que el objetivo del contrato no es otro que garantizar el cobro. Por lo tanto debemos incluir aspectos como:

  • Definición del producto o servicio vendido.
  • Día de la entrega o prestación del producto o servicio.
  • Períodos de facturación y período de cobro.
  • Método de pago.
  • Reclamaciones en caso de impago, costes de recobro, demoras, etc.

Paso 3: La Factura.

El siguiente paso es la emisión de la factura al cliente lo más pronto posible desde la entrega del producto o servicio. Cuanto antes se emita la factura una vez trascurrido el tiempo inicialmente pactado, mejor.

Por otro lado debemos asegurarnos que la factura llega al cliente en tiempo y forma según lo acordado. Se recomienda recoger en el contrato el canal por el cual vamos a realizar la entrega de la factura.

Por último, hay que enviar la factura sin errores. Esto que parece muy lógico, suele ser un motivo habitual de demora en el cobro de facturas y de impago de clientes. Especialmente cuando trabajamos con Administraciones Públicas o grandes corporaciones. En estos casos, debemos extremar la precaución y emitir la factura sin errores.

Paso 4 : El Cobro.

El proceso finaliza con el cobro. Una vez realizada la venta, documentado el contrato y emitida la factura, toca cobrar a la fecha del vencimiento y asegurarnos de que tenemos las cuentas al corriente del cobro.

En el caso de tener un impagado, se debe definir un protocolo de actuación. Este protocolo debe contemplar cierta anticipación y, por ejemplo, recoger el envío de un correo electrónico con carácter previo a la fecha del vencimiento para prevenir si ha surgido alguna incidencia. Un aspecto que hay que tener en cuenta es la posible reclamación por parte del cliente, ya que puede paralizar todo el proceso. Por este hecho reclamamos antes la necesidad mantener una comunicación fluida con el cliente.

En el caso de retraso injustificado debemos actuar de manera responsable y profesional. Utilizar canales formales para la reclamación del pago es fundamental, así como argumentar claramente los motivos por los que realizamos la reclamación. Como último recurso nos queda acudir a nuestros asesores legales y utilizar la vía judicial, como el procedimiento monitorio, para la reclamación.

En resumen, llevar a cabo este proceso con todos sus pasos no nos garantiza al 100% el cobro total de la Venta, si bien reduce considerablemente el riesgo de impago de clientes.

Saludos!